Utilisateurs & Droits d’accès

Tous les utilisateurs disposent d’un accès à l’application de caisse. Ils sont répartis en trois groupes de niveaux différents :
• les commerciaux ( niveau normal )
• les responsables ( niveau intermédiaire )
• les administrateurs ( niveau supérieur )
Suivant le niveau de l’utilisateur l’application va :
• restreindre certaines fonctionnalités
( opérations de suppression, ouverture du tiroir-caisse... )
• limiter la capacité de remise commerciale
( paramétrable pour chaque utilisateur )

Méthodes d’identification

Une fois son compte sélectionné l’utilisateur peut s’identifier de deux manières différentes :
• en saisissant son code d’accès personnel
( à l’aide du pavé numérique )
• en flashant sa carte d’accès personnelle
( à l’aide du scanner ou de la douchette )

Utilisation du pavé numérique

Code couleurs identique à celui utilisé sur les TPE :
• Bouton « A » rouge = Annulation
( effacer complètement la saisie )
• Bouton « C » orange = Correction
( effacer le dernier caractère saisi )
• Bouton « V » vert = Validation
( terminer et valider la saisie )

Ecran d’accueil

Pour démarrer une vente l’utilisateur doit taper sur le bouton « VENTE / Nouveau ticket »
Si aucun ticket n’est en cours l’application passe alors en mode « APPEL PRIX » et il suffit donc de flasher un article pour en connaître son prix

Pause / Déconnexion

Lorsque l’utilisateur quitte son poste, même pour quelques instants, il est conseillé de vérrouiller la caisse en tapant simplement sur le cadenas
( icone orange, en haut à droite, à côté de son nom )

Affichage du ticket

Située à gauche de l’écran cette zone fournit à l’utilisateur un parfait outil de contrôle qui reflète exactement ce qui sera imprimé sur le ticket

Mosaïque de 36 articles

Certains articles pourtant vendus très fréquement ne sont pas code-barrés. La mosaïque dans la zone basse de l’écran permet de palier à cette problématique en proposant un accès simple et rapide à ce type d’articles.
Les articles et leur position sur la mosaïque, sont paramétrables librement par les administrateurs ou les responsables.
( par exemple après concertation avec les commerciaux )

Ajout des articles

Les articles peuvent être ajoutés de plusieurs manières sur le ticket :
• en flashant le code-barres de l’article
( à l’aide du scanner ou la douchette )
• en tapant sur l’un des boutons de la mosaïque
( pour les articles récurrents sans code-barres )
• en saisissant manuellement le code-barres
( si le code est illisible, effacé ou abîmé )
• en saisissant manuellement la référence
( si elle est définie pour cet article )
• en recherchant l’article manuellement
( sous forme de liste parmi les différents rayons )
Grace à toutes ces méthodes d’accès aux articles, l’utilisateur ne sera donc jamais bloqué !

Mode Rafale

Certaines activités commerciales nécessittent un passage en caisse le plus court possible afin de gèrer de manière optimale le flux de clièntèle sur le point de vente.
Le « Mode Rafale » a donc été créé pour répondre à cette problématique particulière et ainsi assurer à l’utilisateur une capacité de traitement matériel et logiciel en adéquation avec ses objectifs de rendement.

Efficacité

Couplé avec un matériel adéquat, le « Mode Rafale » est capable de traiter 5 scans par seconde !
Soit donc bien au-délà des traditionnels « 25 scans article par minute » attendus par exemple dans le secteur de la grande distribution

Fonctions principales

La zone haute de l’écran regroupe les principales fonctions qui sont nécessaires à l’utilisateur pour finaliser sa vente dans la plupart des cas.
Le bouton violet « F », en bas à droite de cette zone, permet d’accéder aux autres fonctions utiles, mais utilisées moins fréquement.
Le bouton violet ( en forme de grille ) permet quant à lui de faire réapparaitre la mosaïque articles si besoin est.

Suivant le niveau de l’utilisateur ou le contexte,
certaines fonctions peuvent ne pas être disponibles.

Autres fonctions

On retrouve sur ce panneau des fonctions moins récurrentes comme :
• la remise sur ticket ( remise en pied )
• la réimpression du dernier ticket
• l’ouverture du tiroir-caisse
• le rappel d’un ticket non finalisé
• les diverses opérations de suppression
• la création d’un ticket d’avoir
• la création d'un ticket de décaissement
• l’impression du journal de caisse

Un nouvel appui sur bouton violet « F » fait
réapparaitre le panneau des fonctions principales

Mise en attente

Dans certains cas il peut être utile de commencer une nouvelle vente sans attendre la fin de la précédente. ( article inconnu, attente du responsable, carte bancaire qui ne passe pas, client qui va retirer des espèces, ... )
Il suffit que l’utilisateur démarre un nouveau ticket pour que le ticket actuel passe automatiquement en attente.

rappel & reprise

A tout moment l’utilisateur peut reprendre un des tickets en attente en appuyant sur le bouton « TICKET Rappler » ( panneau des fonctions secondaires )

Articles en quantité

Plutôt que de flasher plusieurs fois le même article il est possible d’annoncer à l’avance la quantité qui devra être appliquée au prochain article en appuyant sur le bouton « QUANTITE / Prochain article ». Après validation de la saisie avec la touche verte « V », il ne reste plus qu’à flasher l’article comme à l’accoutumé.

Cas du pesage en caisse

Si le poste de caisse est équipé d’une balance électronique ( connectée ) l’utilsateur peut alors appuyer sur le bouton « BALANCE / Peser article » qui renseignera automatiquement la quantité.
( et ainsi éviter les risques d’erreurs liés à la saisie )

Articles à mesurer

L’application gère les articles vendus au poids, au volume, à la longueur... Dans ce cas, une fois la quantité saisie, le système propose alors à l’utilisateur, et ce pour chaque rayon, une liste reduite aux articles devant être mesurés avant d’être vendus en caisse.

Cas du poids / prix

L’application gère aussi les articles « poids/prix », c-à-d avec une information de poids, ou de prix, contenu directement dans le code-barres.
Il est donc inutile de saisir la quantité pour ce type d’article car l’application le fera de manière automatique.

Calcul du prix final

Dans le cas d’un article vendu en quantité, le système détaille clairement la quantité vendue, le prix unitaire et le prix final résultant.

Détail sur ticket

Le détail complet du calcul du prix final pour un article vendu en quantité est affiché à part sur une ligne supplémentaire, pour plus de clarté et donc de transparence avec le client.

L’utilisateur n’aura donc pas à vérifier ou justifier auprès du client le prix final d’un article vendu en quantité puisque le calcul du prix sera parfaitement explicite et détaillé sur le ticket

Remise article

Il est possible de faire une remise commerciale sur le dernier article qui vient d’être ajouté au ticket. L’utilisateur doit appuyer sur le bouton « REMISE / Article » et saisir le montant de remise qu’il compte accorder au client pour cet article à l’aide du pavé numérique :
• soit en euros directement
• soit en pourcent ( en ajoutant % à la fin de la saisie )

Limite de remise

La capacité de remise commerciale est definie par les administrateurs pour chaque utilisateur.
( il n'y a aucune capacité de remise par défaut )

Remise ticket

Il est parfois plus intéressant de faire une remise en pied sur l’intégralité du ticket plutôt qu’une remise sur chaque article. Pour se faire l’utilisateur doit appeler les fonctions secondaires avec la touche « F » et appuyer sur le bouton « REMISE / Ticket ».
Comme pour la remise article, l'utilisateur doit saisir un montant en euros ou en pourcent qui ne pourra pas dépasser sa limite de remise, puis valider avec la touche « V ».

Attention !

La remise sur ticket se cumule avec les remises sur articles éventuellement déjà accordées.

Remise automatique

Le système gère automatiquement les remises promotionnelles et les remises client.
Ainsi nul besoin pour l’utilisateur de connaître les promotions en cours et les conditions spéciales accordées à chaque client. Il se contente donc de flasher l’article et la caisse applique, si besoin est, la remise attendue sans aucune intervention supplémentaire de sa part.

Promotions et remise client

La promotion est toujours prioritaire sur les autres formes de remise. Les promotions sur les articles ne se cumulent donc pas avec les conditions de remise éventuellement accordées aux clients.

Appel client

Lorsqu’un client « en compte » passe en caisse, l’utilisateur peut flasher sa carte client ou saisir son code client. Il est aussi possible de rechercher un compte client avec le bouton en forme de loupe.
Une fois le client sélectionné, les conditions du compte sont alors appliquées automatiquement.

Conditions applicables

Pour chaque compte client défini dans le système l’application permet la gestion d’un ou plusieurs paramètres optionnels comme :
• un taux de remise immédiat en caisse
• une cagnotte de fidélité
• une facilité de caisse avec plafond
• les éventuels incidents de paiement

Recherche client

Si un client en compte n’a pas sa carte ou son code client sur lui, l’application propose un mode de recherche par suggestion qui permet de retrouver son compte très rapidement. Cette fonctionnalité est accessible en appuyant sur le bouton du pavé numérique en forme de loupe en haut à droite.

Nouveau client

Cet écran permet aussi, si nécessaire, la création d’un nouveau compte client directement depuis le poste de caisse.
Les conditions particulières applicables au nouveau compte devront par contre être saisies dans le logiciel de gestion

Récapitulatif client

Une fois un compte client sélectionné, l’application affiche à l’utilisateur un récapitulatif de synthèse des informations disponibles sur le client :
• nom, prénom, civilité, société, n° client...
• conditions de remise ( immédiate ou différée )
• montant de la cagnotte ( utilisable à ce jour )
• facilité de caisse et balance actuelle
• date du dernier achat
• listes des derniers articles achetés
Toutes ces informations vont grandement aider l’utilisateur dans sa démarche commerciale vis-à-vis du client.

Paiement en espèces

L’utilisateur sélectionne le paiement en espèces.
Il vérifie la somme donnée par le client, la saisi à l’aide du pavé numérique, puis valide le réglement en appuyant sur la touche « V ».

Multi-règlements

L’application gère le mutli-réglement. Il est donc possible de saisir un montant inférieur au montant total à payer et de compléter ensuite avec un ou plusieurs autres modes de réglement.

Rendu monnaie

Si les espèces données par le client dépassent le montant total à payer, l’application affiche alors à l’utilisateur, en bas à droite, et de manière très lisible, la somme qui doit-être rendue au client.

Tiroir-caisse

Si un tiroir-caisse est connecté sur le poste, l’application déclenche automatiquement l’ouverture de celui-ci si nécessaire.

Paiement par carte bancaire

L’utilisateur éxecute la transaction sur le Terminal de Paiement Electronique ( TPE ) et valide le réglement avec la touche « V » si le paiement est validé.
Si le TPE est connecté à la caisse, l’utilisateur n’a pas besoin de saisir le montant sur le terminal, évitant ainsi les erreurs de saisie, et il utilisera alors l’un des deux boutons bleus disponibles :
• « APPEL TPE / Avec confirmation »
Si cette option est choisie l’application attendra la réponse du TPE et validera automatiquement le paiement si elle est favorable
• « APPEL TPE / Sans confirmation »
Si cette option est choisie, l’utilisateur peut commencer un nouveau ticket sans attendre la fin du paiement. Il devra par contre être très vigilent quant à la réponse du TPE

Paiement par chèque

L’utilisateur sélectionne le paiement par chèque et l’application pré-saisi alors automatiquement le montant. Une fois le chèque rempli et signé par le client, l’utilisateur appuie sur la touche « V » pour valider le paiement.
Si une impirmante chèque est connectée au poste de caisse, l’utilisateur glisse alors le chèque vierge devant l’imprimante et appuie sur le bouton « IMPRIMER / Chèque ». Une fois le chèque contrôlé et signé par le client, l’utilisateur peut valider le paiement.

Crédit client

Si le client sélectionné dispose d’une facilité de caisse un bouton supplémentaire « RÈGLEMENT / Crédit » s’active et permet au client de choisir d’ajouter ce ticket à sa « note de crédit » plutôt que de payer « comptant ».
Le montant de crédit restant, affiché dans le bouton, tient compte du plafond défini pour le client et l’utilisateur ne pourra pas le dépasser.
En plus du ticket de caisse, un ticket « Bon pour Accord » sera systématiquement imprimé et devra être signé par le client avant d’enlever la marchandise.

Cagnotte client

Si le client sélectionné dispose d’une cagnotte de fidélité un bouton supplémentaire « RÈGLEMENT / Fidélité » s’active et permet au client d’utiliser tout ou partie du montant actuellement cumulé.

Mise-à-jour de la cagnotte

A chaque passage en caisse le client disposant d’une carte de fidélité ( et qui la présente à l’utilisateur ) cumulera donc des points suivant les conditions de remise définies sur son compte.
Les points acquis par le client sont cumulés automatiquement et utilisables dès son prochain passage en caisse

Tickets spéciaux

En plus du ticket de vente, il existe 3 autres types de tickets accessibles sur le panneau des fonctions secondaires en appuyant sur le bouton « F » :
• « AVOIR / Nouveau ticket » pour reprendre de la marchandise au client avec remboursement sous forme d'un ticket d'avoir ( ou en espèces si autorisé )
• « DÉCAISSER / Sortir des espèces » pour pouvoir délester le tiroir-caisse d'une partie des espèces en cours de journée ( si besoin est )
• « ENCAISSER / Solder du crédit » pour encaisser un règlement différé sur le compte d'un client ( le client vien régler sa « note de crédit » )

Journal de caisse

En fin de journée, après avoir traité son dernier client, l'utilisateur doit imprimer son journal de caisse et le remettre avec son tiroir-caisse à son responsable.

Pour se faire il suffit d'appeler le panneau des fonctions secondaires avec le bouton « F » puis d'appuyer sur « IMPRIMER / Journal de caisse ».

Il est possible de réserver cette fonctionnalité aux seuls administrateurs et responsables afin que l'operation de comptage de la caisse se fasse « en aveugle »

Déconnexion

Lorsque l’utilisateur quitte son poste en fin de journée il doit vérrouiller la caisse en tapant simplement sur le cadenas ( icone orange, en haut à droite )

Sortie de l'application

Si les consignes sont d'arrêter l'informatique en fin de journée, il devra appuyer sur le bouton « quitter » avant d'eteindre son poste ( icone rouge, en haut à gauche )

Pour une démonstration ou de plus amples informations, vous pouvez nous contacter :

• par email sur info@aforys.fr
• par téléphone du lundi au vendredi au +33 (0)6.67.07.51.75
• par courrier à l'adresse suivante : Aforys - 103, rue Dedieu - 69100 Villeurbanne (France)